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Kennzahlen - ich liebe sie! Im ernst. Seit meinem Forststudium mit seinem betriebswirtschaftlichen Schwerpunkt. Ich bin kaufmännisch geprägt. Kennzahlen ängstigen mich nicht. Nope. Ganz im Gegenteil, sie beruhigen mich. Denn sie orientieren mich. Halten mich auf Kurs. Deshalb schaue ich sie mir regelmäßig an. Ehrlich gesagt… täglich.
Doch leider haben weder riesengroße noch winzig kleine Nonprofits zwangsläufig Datenbanken, die Großspender-Fundraiser mit ihren elementaren Kennzahlen tagesaktuell versorgen. Also setzte ich eine Systematik für Pragmatiker auf, die lieber starten als darauf warten wollen, bis ihr Arbeitgeber eine entsprechende Software angeschafft und ins Laufen gebracht hat. Diese Systematik teile ich heute mit Ihnen. Sie besteht aus den 2 Elementen Excel-Liste und DIN A 4 Blatt.
Zum leichteren Verständnis fange ich mit der Excel-Liste an.
Umfang Ihrer Fallliste
Erstellen Sie eine simple Excel-Liste, in der Sie nur Ihre qualifizierten Großspender aufführen. Das sind also die, die Ihre Frage bejaht haben, dauerhafter gerade über Ihre Charity unsere Welt verbessern zu wollen.
Ein voll beschäftigter Großspender-Fundraiser kann etwa 150 Spender betreuen. Sonst rutscht er ab, a) ins Massengeschäft mit Mailings, b) die zu oberflächliche Betreuung oder c) die Überlastung. Mailings gehören nicht ins Großspender-Fundraising!
Markieren Sie Bestands- und Neuspender farblich unterschiedlich. Dann sehen Sie schnell, dass Ihre Liste um Neuspender anwächst. So sollte es ja laufen. :-)
Gewinnerwartung pro Quartal
Ordnen Sie Ihre Spender den Quartalen zu, in denen Sie mit ihrer Spende rechnen können. Halten Sie die Höhe des zu erwartenden Spendenbetrags, den Sie zuvor mit Ihrem Spender abgestimmt haben, fest.
Damit legen Sie das Fundament für eine recht präzise, quartalsweise Gewinnerwartung.
Anzahl der Spendenimpulse
Zu Ihrer Selbststeuerung notieren Sie in der Excel-Liste den mit dem Spender besprochenen Termin der Spendenfrage. Damit definieren Sie gleich Ihre tägliche To-Do-Liste.
Schreiben Sie anschließend den Termin vom Vollzug Ihrer Spendenfrage auf.
So können Sie jederzeit Auskunft darüber geben, wie viele Spendenfragen Sie bereits gestellt und noch vor sich haben.
Eingang Spende
Erfassen Sie jeweils den Zeitpunkt und Betrag der eingehenden Spenden. Damit können Sie sowohl den wichtigen Soll/Ist-Vergleich ziehen, als auch Ihre Erfolgsquote ermitteln.
Erfolgsquote
Ihre Erfolgsquote verhilft Ihnen zur soliden Berechnung Ihrer Gewinnerwartung. Als erste Daumenregel gilt: Spendenzusage x Erfolgsquote = Gewinnerwartung.
Aktualisieren Sie deshalb Ihre Erfolgsquote mit jeder Spendenfrage und jedem Spendeneingang.
Sie brauchen mindestens 3 Erfolgsquoten: für alles zusammen, Ihre Bestands- und Neuspender. Die Erfolgsquote der Bestandsspender können Sie noch unterscheiden in Reaktivierung und Bindung.
Die Zahlen halten Sie auf dem bereits benannten Blatt Papier fest. Es ist Ihre tagesaktuelle Ruck-zuck-Übersicht. Die hier als letzte aufgeführte, aber wichtigste Kennzahl landet ebenfalls auf diesem Übersichtsblatt:
Summe Spendeneingang
Lange schon lasse ich mich nicht mehr von dem Satz `Es geht bei Fundraising ja nicht ums Geld´ in die Irre leiten. Denn für Ihren Vorgesetzten geht es genau darum. Am Geld und Grad Ihrer Zielerreichung macht sich fest, ob Sie als Fundraiser ihre Arbeitsstelle behalten oder nicht. Erst an zweiter Stelle kommen andere, weiche Faktoren. Denn als Fundraiser ist es Ihre Aufgabe, den ökonomischen Wert Ihre Nonprofit zu steigern. Dabei geht es nicht um den Wert der Marke, sondern die gefüllten Konten! Marktwert der Marke und seine Steigerung sind Jobs der Marketers.
Also ist die wichtigste Kennzahl die Summe Euro, die Sie in die Kasse Ihrer Nonprofit gespült haben. Gemessen per Spendeneingang, nicht per Zusage. Dabei ist unrelevanter, ob Ihr Spender vom Firmen- Privat- oder Stiftungskonto überwiesen hat. Entscheidend sind Ihr Impuls und Ihre Bindungsarbeit dabei.
Suchen Sie für einen schlanken Automatismus das Gespräch mit Ihrer Finanz- oder Spenderverwaltung, um tagesaktuell oder wenigstens doch wöchentlich zu erfahren, wo Sie stehen.
Durchschnittsspende
Ermitteln Sie aus Fallliste und Spendensumme die Höhe der Durchschnittsspende. Dadurch gewinnen Sie eine gute Orientierungsgröße zur Clusterung Ihrer Spender insgesamt oder fürs Benchmarking mit anderen Nonprofits.
Und vieles mehr
Jetzt können Sie anfangen zu spielen! Berechnen Sie, wie viel Zeit zwischen Spendenfrage und Spendeneingang liegt. Mit dieser Info können Sie Ihre Nerven beruhigen, falls nix auf dem Konto passiert. Ermitteln Sie, wie viele Spenden pro Jahr Ihre Spender geben, in Summe und pro Einzelspender. So erfassen Sie schneller, wie Ihr Bereich wächst. All diese Werte landen auf dem Fact-Sheet.
Auf meiner Excel-Liste hingegen erfasse ich zusätzlich, wie viele Minuten meiner Arbeitszeit ich pro Monat und dann in Summe pro Spender einsetze. Diese Angabe benötige ich für eine Vollkostenrechnung.
Ihnen nun viel Spaß beim Rechnen :-)
Ich bin an Ihrer Seite
